小熊OA软件作为CIO一定要知道OA软件带来的这些价值

随着组织的发展和进步，组织越来越需要高效及时地沟通信息、传达命令、请求决策、共享和复用知识等等诸多协同行为，这些建立在报告、单据、文件纸上的协作随着互联网产生了新的协作方式和工具。

协同管理软件以“人为中心、事件驱动、流程导航、表单呈现、内外互通、应用整合、集中共享”的协同工作模式，解决了企事业单位日常工作中80%的事务、事件的处理，通过刚性与柔性、共性与个性相结合的方式，满足不同工作管理需求，可显著提高工作效率和执行力。

协同办公系统可以为组织带来哪些价值？

1. 提高办公效率

提高审批速度 审批方式变手工审批为电子审批 变串签流程为会签流程 简化人工操作，提高操作效率 手工的文件发送 信息的查询和检索 变手工手段为电子手段（如人工送达为电子发送） 采用办公自动流转功能 利用电子信息搜索手段 日程事件管理 信息共享管理 电子协作管理 方便信息沟通，提高沟通效率 在线即时通讯沟通

2. 降低行政成本

节约纸张费用、差旅费、通讯费用、电话、传真和邮寄的费用、工作汇报、公文审批、公文传阅、公文发布、规章制度查阅、电子审批、网上公文流转、网上公文管理、电子公告、电子杂志、规章制度电子版本上传和共享、集团会议、工作调查、分单位工作汇报，费用审批、移动办公、网络会议、电子汇报、网上审批、节约用车成本、车辆管理和调度、通过单位运营、降低办公设备成本、办公设备计划、使用、维护、办公设备管理、节约文档管理费用、文本纸张如：文化手册、制度汇编、月刊、公文、刊物等。采用知识库管理和共享文档、采用电子发布，提高信息的获取速度，业务信息的获取，办公信息的获取，网络资源链接和查询，和业务系统的集成，办公信息的综合查询，知识库的利用。

4.满足组织各个层次应用需求

决策层：组织总部领导和职能部门可以通过协同办公做到：

l 发布当天的各类指令信息给各级人员

l 批阅申请、计划、方案等事务、事件（包括借款、采购、报销等）

l 及时跟踪重要事件的执行情况

l 督查关联项目、关联人员的信息和状态

l 离开办公室时可移动办公，随时处理各类信息

l 与部门经理实时进行网上沟通

l 安排组织会议，随时查看会议纪要

l 随时查看组织公告、调查、讨论及知识库

l 实时查询组织中的主要业务、财务报表信息

分支机构层：各驻外办事处领导可以通过协同办公做到：

l 分解、协调上级发来的各类指令

l 根据指令制定相关计划

l 发布当天的业务、事务诉求

l 处理、汇总组织内外的各类申请、计划、事件并上报上级主管

l 督查关联项目

l 和总部进行视频会议（VOIP等）、对项目进展（项目管理模块）、内部管理（关联人员模块）进行汇报沟通

执行层：组织各级部门领导可以通过协同办公做到：

l 执行上级发来的指令，反馈执行状态和结果

l 按业务流程规则完成本岗位工作

l 随时查看组织公告、调查、讨论及知识库

l 实时与组织部门、外部人员进行沟通、协调

l 及时归档组织、项目、人员的文档和重要记录

l 填写工作中相关数据报表，上报审批

员工层：各部门普通员工可以通过协同办公做到，我每天一开电脑，总要做的几件事是：

l 执行上级发来的指令，反馈执行状态和结果

l 按业务流程规则完成本岗位工作

l 随时查看组织公告、调查、讨论及知识库

l 实时与组织部门、外部人员进行沟通、协调

l 及时归档组织、项目、人员的文档和重要记录

l 填写工作中相关数据报表，上报审批

外联层：如各级代理商、客户、合作伙伴等可以通过协同办公做到：

l 查询他们组织对外发布的产品、市场信息

l 及时反馈产品、市场、客户的需求信息

l 填写订货单、售后服务卡和维护单，传给他们组织

l 享受组织提供的网络服务

l 直接与组织的关联人员进行在线沟通与咨询

5. 协同对应的解决之道：

l 知识共享，提升学习能力 各个部门设立文档夹，存放部门文档； 知识、经验、过程信息集中存储、共享、统一管理； 分类、控制信息，根据内容授权学习，方便、灵活。

l 过程控制，规范管理 制度流程驱动、表单展现，提高管理能见度； 随机协作过程、结果可视化、提高授权协作有效性； 组织级体系化管理手段实施平台。

l 敏捷组织，快速响应 协同与邮件打通等手段，把外部信息的响应转化为内部协同，减少信息衰减； 由下而上的信息呈报，缩短信息对称时间、过程； 随需应变组建“跨部门”的动态项目团队； 内部流程处理结果转化为向下的反馈和对外部及时响应； 移动协同，实时审批、处理。

l 改善沟通，促进文化建设 以公告、新闻、论坛等多种方式和手段建立立体沟通平台； 增强组织成员参与的兴趣、辅助完成文化建设。

l 整合IT系统信息资源 集中式存储各系统管理； 无需记忆密码，单点登录关联其他应用； 与ERP等系统数据耦合。

l 有效减少运营成本 无纸化办公，节约会议成本； 大大降低通讯费用； 提升单兵效率，有效抑制人力数量增长。

6. 对企事业单位的价值贡献：

协同软件既是个人在组织中的门户和工具，又是组织中各角色共享的协同工作平台，它的价值可从定性和定量两个方面来体现：

l 个人的门户和工具：有效管理您的事件、业务、时间、计划、日程及所属资源等，并高度关联各要素。

l 团队协同工作平台：

ü 提供组织级流程和规则，规范行为管理模式，提高组织复制力；

ü 实现跨越组织、跨地域的管理，降低营运成本，提高组织敏捷性；

ü 有效改善组织内外沟通，改善工作氛围，提高企业文化建设力；

ü 提高组织的学习能力，共享知识资源，降低人力资源成本；

ü 全程记录监控事务处理的流程、状态、结果，提高团队执行力；

ü 整合信息孤岛，融合业务系统 ……

7、协同给企事业带来巨大效益

l 人均事务处理效率提高 >15%

l 团队组织沟通效率提高 >30%

l 组织学习能力提高 >20%

l 减少人力资源扩张 >8%

l 团队计划控制能力提高 >20%

l 办公及通讯、差旅费节约 >15%

小熊OA办公平台，智能数字化协同办公领军品牌！