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公文页码标识方面常见的病误例析

岳海翔

在党和国家历次发布的公文处理法规中，页码一直没有列为公文的格式组成要素。《党政机关公文处理工作条例》（2012年4月16日中办、国办联合印发）以及《党政机关公文格式》（GB/T9704—2012）首次将其列入，并规定其用以表明公文页数顺序号，这就充分说明页码是公文的一项重要组成部分，是保证公文完整性和有效性的标志。同时，在公文中标注页码，还有利于对公文进行查阅、统计、检索、印制和装订，甚至有助于公文的防伪。在实践中，对于页码的标识时常出现一些问题，归纳起来，主要表现在：

一、字体字号不合规范。有人认为，公文的页码也涉及字体字号吗？答案是肯定的。按照《格式》的规定，公文的页码应当使用4号半角宋体阿拉伯数字。但有些机关单位的公文却比较随意，有的使用3号字，同时也非宋体字，而是采用仿宋体字或者其他字体等等，都是不合规范要求的。必须明确的是，公文格式讲究统一和规范，任何单位都不可独出心裁，每一个格式要素均有其对应的标准要求，因此需要严加注意，不容粗疏。

二、位置摆放不当。公文与一般文章和文艺作品有所不同，它不是用来供人欣赏的，也不是用来传递一般性信息的，更不是用来处理个人私务的，因此其对格式的要求非常严格，讲究“规范体式”，每一个格式要素在文面上均有其特定的位置坐标。以页码为例，一般文章和文艺作品，为了追求其多样化和艺术性，可以将其置于版心的正下方居中，也可以置于版心的右下侧、左下侧以及左上侧、右上侧，甚至置于翻口的中间位置，以求美观，彰显个性，吸引读者。但公文中却不允许这样做，因为公文是办理公务的工具，公文中的页码必须遵循特定的规定进行标识。按照《格式》规定，公文页码的位置应当编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线与左右两端页码之间要空1个半角空格的距离；一字线上距版心下边缘7㎜.单页码右边的一字线居右空1字，双页码左边的一字线居左空1字。这样即可保证从两个方向定位页码的位置。在页码数字两端各放置一条一字线，是公文页码标注的特定规则，其目的主要是为了美观和阅读方便。这些都属硬性规定，实践中有些公文未能依照这样的尺寸规格和格式架构来设置页码，随意性很强，既不统一，也显得很不规范，均应予以规范。

三、空白页标注页码。按照规定，公文版记必须置于公文的最后一页，版记的最后一个要素要位于版心的最后一行，版记各要素（包括抄送机关以及印发机关和印发日期）之间要用分隔线分开，最后一条分隔线要与版心的下边缘重合。据此可见，版记置于公文的最后一页，其前面有时可能会出现空白页。由于公文是双面印刷，所以空白页最多不会超过3页。在此种情况下，根据《格式》的规定，空白页和版记页均不需标注页码，也就是说，页码只标识到正文结束的那一页。但在实践中，有些机关单位所印制的公文却无视这些，在空白页和版记页一律标注页码，而且即便标注了页码，也未按上述规定编制，因此是不合规范的。

四、附件页码与主件分离。附件是指公文正文的说明、补充或者参考材料，是公文正文的有机组成部分，与正文具有同等效力。附件一定要另面编排，而无论其前面留有多少空白页，均应如此。公文附件应当处于版记页之前，根据规定，如无极特殊情况，应当与主件一起装订，并且页码应当连续编排。实践中，有些公文却没有这样做，而是将附件单独标注页码，形成与主件相互隔离的状态，是不规范的。还有的虽然将正文和附件的页码连续标注，但却未能标至版记页且版记页排有文字，也是属于不合规范的。

五、信函格式公文首页标注页码。信函格式属于公文的一种重要特定格式，与公文的标准格式相比其效力是完全相同的，只是表现形式有所不同。相对于标准格式而言，信函格式相对简单，易于操作，但值得注意的是，作为公文特定格式之一的信函格式，其首页是不能显示页码的，需要由第2页开始标注页码，这是信函格式公文与标准格式公文相比的一个显著差异，必须加以区分。但实践中有些采用信函格式的公文却在首页标注有页码，标注形式与标准格式的公文无异，也是不合规范的。

六、遗漏标注页码。机关单位所印制的公文需要标注页码，这是长期以来一致的和普遍的规定和做法，便于公文的查询引用和统计检索，具有不可替代的重要作用。特别是《条例》和《格式》有史以来第一次将页码列入公文的格式组成要素之一，就更加凸显了页码的重要性。因此，凡属机关单位印制的正式公文，一概不得缺漏页码，要按有关规定标准规范标识，确保行文的规范化和严肃性。但从实践来看，有的机关单位所印制的公文，根本就未标注页码，显得随意性很大，与公文法规和公文格式国家标准的规定相去甚远，必须加以纠正。

（作者系中国写作学会副会长，中国公文学研究所所长、研究员）

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