寄律师函流程「律师支招寄快递五步走」

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文章摘要（太长不看版）

第一步，选中国邮政EMS；

第二步，封口前复印留底；

第三步，填好快递单；

第四步，打印妥投详情；

第五步，取得妥投证明。

一定有人会说：“寄快递还用学？这么简单的事，把东西塞进快递袋，封口，填好快递单，贴上，搞掂！”

图样图森破。这样寄普通快递也就算了，寄重要快递可不是那么简单！

他会那么想，一定是没有考虑过可能发生这些情况：

A. 我给不辞而别的员工发解聘通知，员工却说我寄的地址是错的，他没收到，公司不仅没能炒掉他，还要给他一直付工资。

B. 我寄了重要文件给客户，对方说只收到一个快递袋，里面是空的。

C. 我公司正准备和客户打官司，我想起去年给客户采购主管寄过一个快递，可以证明当时的情况，可我现在登陆快递公司网站，已经查不到记录了。

D. 有人借我钱，过了两年多都没还钱，我发了一个快递催他还款，又过了一年多，我实在忍无可忍去法院告他，法院说我之前发的快递不能证明是在催款，现在已经过了3年的诉讼时效，债权不受法律保护，判我败诉。

……类似的情况还有许多。

如果这些情况真的发生在你自己的身上，是不是会有一种欲哭无泪、捶胸顿足的感觉？

不要担心。我今天就从律师的角度，来说说怎么邮寄重要快递，才能确保将来对方不能抵赖。

寄快递最官方、最权威的方法是什么？没错，是公证。

准确来说叫做“证据保全公证”。你要做的，就是去到公证处，跟公证员说要寄这份文件，作为证据保全，公证员会给你一个快递单和快递袋，你填好快递单，公证员复印好你要寄送的文件，原件给你塞进快递袋，贴好快递单，准备公证书，你出门左拐交费，800元一件，快递费自付，谢谢。

证据保全公证，官方价格800元，也不算贵，可数量多了就够呛，而且，还要去到公证处才能办。如果邮寄证书原件等物品，你最好是公证。没办法，这钱不能省，否则他耍赖说你快递袋里面没有东西，法院拿他也没辙。记得以前发生的“寄了一部iPhone手机，别人只收到一块砖头”的新闻吗？

如果邮寄重要通知，有没有办法省下这800元？有！

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第一步，寄送重要文件，你应该选择中国邮政特快专递（EMS），其他一概不要用。

为什么不能用其他快递？说好的“市场经济，人人平等”呢？

不是我给EMS做广告，是实在没办法。法院寄送快递都只用EMS，为什么？《邮政法》规定，国家机关公文只能由中国邮政寄递。可见，EMS有它的权威性、可靠性、普遍服务性，这是其他快递很难比拟的。当然，还有其他原因，等下说。

第二步，快递袋封口之前，把要快递的文件复印留底。

为什么要复印留底？预防老年痴呆吗？不不不，我们的目的主要是防止对方在收到文件后篡改原件，比如在数字后面多打印一个0，在空白的地方多加一段话，等等。防人之心不可无啊。万一对方使坏，我们拿出当时的复印件来，申请法院对篡改的地方进行鉴定，是可以鉴定出来的。

复印留底的另一个目的就是存档，以便形成完整的证据链。当法官问起我们当时寄了什么文件给对方，我们总不能说“对不起，文件已经寄给他了，我手上没有”吧？

另外有一个值得注意的地方就是，如果我们寄送一两页纸的发票，很容易因为有静电而粘在快递袋上，被粗心的收件人忽略，他会以为是空袋子，直接扔掉（真人真事！）。在这种情况下，我们最好用个信封或文件袋将发票包好，让收件人打开就可以看到，不会错过。

第三步，也是最关键的一步，填好快递单。

中国邮政《国内标准快递详情单》

首先是“寄件人信息”栏，应填写寄件人的姓名、电话、公司名称、地址等。如果是代表公司寄送快递，千万不要漏了公司名称，否则可能会被认为是寄件人的个人行为，而不是公司行为。

接下来是“收件人信息”栏，应填写收件人的姓名、电话、公司名称、地址等。如果有指定联系人，就填指定联系人，没有就填法定代表人。如果双方有协议确认过送达地址，就按协议上的地址填写，如果没有，就按身份证/营业执照上的地址填写。

如果他事后说自己不在那个地址怎么办？没事，我们只管按照约定或法定的地址寄，至于他是不是收得到，并不是那么重要。快递的退件都会写明原因，有的是收件人不在投递地址，有的是收件人拒收，只要写的是约定或法定的地址，都视为对方已经收到。

快递单最关键的位置，是“内件品名”栏/“备注”栏（可二者择一，也可二者都写）。我们应当在这里，写明我们寄送这个快递的终极目的。

例如，我们通知员工解除劳动合同，就写“通知于某年某月某日终止劳动合同的通知函”，我们催对方付款，就写“某人催收多少元到期借款的催款函”，就类似这样简洁、明了的一句话就行了。

快递封好后，扫描或复印留底，取得快递底单原件。

第四步，关注邮政快递网站上的投递状态，妥投后打印投递详情。

快递寄出后，我们应关注投递状态，如果发现未妥投的情况，尽快联系投递员，了解原因和作出解释，以便他安排下一次投递。待邮件妥投或退回后，打印投递详情留底。目前，中国邮政网站上只能查询近6个月以内的快递，6个月以外就查不到了。

第五步，也是最后一步，取得妥投证明。

妥投证明样本

对于每一个妥投的重要快递，我们应打电话到11183，按提示进入人工服务，报出单号、寄件人和收件人信息，邮政快递公司核对无误后，会在3个工作日内免费出具盖章的妥投证明，并寄送或投递到寄件人地址。

这就是我们将来证明快递已准确送达的合法凭证，法院都会认可。目前，11183也只能查询1年以内的快递，超过1年就不能出妥投证明了。

只要地址准确，有快递底单，有妥投证明，对方无论如何也不能抵赖说没有收到通知了。

那未妥投的快递怎么办？邮政快递公司会加贴退件说明，退回给我们，上面会写明退件原因，也能证明我们已经尽力通知过了。

其实，寄个快递，说简单也不简单，说难也不难。只要我们掌握其中的技巧，我们不用找公证员，就能完成一次合法、有效的快递通知手续。赶快去试一试吧！

作者简介：

　　张由，广东广信君达律师事务所律师，现任广东省律师协会国际业务法律专业委员会副主任、广州市律师协会涉外法律业务专业委员会副主任；入选司法部“全国千名涉外律师人才”、“广东省涉外律师领军人才”。

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