发票不合规的情况「发票管理日趋严格说一说发票的合规性问题」

如果你是一名费用会计，我相信你对发票审核不会陌生。甚至呢？发票审核是我们费用会计一项主要的工作。

做费用报销的时候，为什么把发票审核看得这么重呢？源头在于税务有要求，税务以票控税，只有发票是真实的、合规的，税务才允许费用在企业所得税税前扣除。既然税务有这样的规定，到了我们的企业，到了企业财务部，就衍生出了另一项规定：凭票报销。

其实我们都知道，有时候费用发生了，不一定就能取得发票。即便如此，绝大多数企业的财务部仍旧会做出了这样强势，甚至略显机械的规定。一定要凭发票报销费用。

财务部做出这样的规定，一方面，自然是迎合税务合规的需要；另一方面，其实也是为了满足企业内控合规的需要。比如说，费用发生了，没有取得发票，又如何证明这个费用一定真实发生了呢？怎么证明费用金额就一定是报销人说的那个数呢？

所以说，发票无小事，财务合规、账务合规、税务合规都离不开它。国家税务总局发布的《关于增值税发票开具有关问题的公告》，对增值税普通发票的开具做出明确规定，2017年7月1日正式实施。企业作为购买方索取增值税普通发票时，应向销售方提供纳税人识别号或统一社会信用代码。否则，发票将不得作为税收凭证用于办理涉税业务。这次发票新规几乎统一了增值税普票与增值税专票的开票约束。

税务对纳税人的监控，很重要的一个手段就是规范发票管理。接下来就给大家说说，20年会计生涯我见识过的各种发票新规。

（一）发票抬头：全称 税号

现在不用抬头即可报销的发票越来越少了，最常见的是出租车票。

我刚参加工作那会，开发票对抬头没有现在这么讲究，写公司简称就可以了。譬如，“北京指尖药业股份有限公司”简写为“指尖药业”就行。公司简称虽说具有一定的识别度，但问题也很明显，发票可以在集团内串着用。

以前还有部分发票即便不开具抬头，税务也是认可的。印象最深的是汽车加油的发票。还有一些地方，在发票上印制了说明，发票抬头可以由消费方手工填写。这样的约定无异于发票可以不用抬头。不得不说，税务总能及时发现弊端。不久，税务总局就出台规定了，要求发票必须开具为公司全称。

总公司的费用发票与分公司的费用发票能串用吗？总部设北京，分公司设上海，分公司独立核算。分公司取得的发票能否在总公司报销呢，或者总公司取得的发票能否在分公司报销呢？明确答复你，不行。原因是总部与分公司都是独立的纳税单位。所以分公司取得发票要记牢了，抬头一定要写分公司的全称。

多提醒一句，发票抬头不能出错。抬头写错了，用签字笔改正并在改正处加盖发票章确认，这是很常见的做法，有些地方税务甚至认可此做法。严格来说，此做法是不正确的。发票不能涂改，如果开错了，需要重新开具。

开具发票时，公司抬头能用繁体字或英文吗？根据《发票管理办法实施细则》(国税总局令第25号)第29条规定：“开具发票应当使用中文。民族自治地方可以同时使用当地通用的一种民族文字。”因此，英文不行。另外，纳税人使用中文开具发票，中文使用应符合《国家通用语言文字法》的规定，繁体字也不行。

（二）发票开具：手写到机打

开具发票的方式有三种：机打发票、手写发票、定额发票。

机打发票需要电子技术配合，从手写发票到机打发票递进经过了漫长的过程。机打发票开票信息要上传税控系统，最大的好处是有利于税务管理与监控。手写发票正在一点点退出历史舞台，在北京基本上已取消手写发票了。

定额发票使用方便，不足是没有抬头，可以串用。以前在麦当劳、肯德基用餐都能索取到定额发票。现在麦当劳、肯德基已没有定额发票了，用餐后要自己扫码开电子发票。今天定额发票适用范围在一点点缩小，很少见了。在北京常见的定额发票大概就剩下景点门票、公交发票以及公交充值发票等几种。

（三）发票盖章：唯一

1993年发布的《中华人民共和国发票管理办法》规定，开具发票加盖财务专用章或发票专用章。按照1993年的办法，开发票时盖“财务专用章”与“发票专用章”均可。

2011年2月1日起施行的《发票管理办法实施细则》规定，开具发票加盖发票专用章。此后不能再盖财务专用章了，开具发票只能盖发票专用章了。发票盖章有严格的要求，发票票面必须盖有完整、清晰的发票专用章。

发票盖章的话题很小，但这个话题每个会计人都可能面对。财务工作免不了要跟发票打交道，对于发票的合规性审核，其中有一项就是看发票的盖章。遵照新规定，出现下面这些盖章问题的，发票要作废。

①以盖财务专用章代替盖发票专用章；②同时盖财务专用章和发票专用章；③发票抬头错了，修改抬头后，在修改处盖发票专用章；④盖的发票专用章看不清晰；⑤发现发票专用章后不清晰，重新盖一次；⑥盖旧版的发票专用章，或同时盖新版、旧版发票专用章。

发票上的盖章质量也有相应要求，比如说盖章要求清晰可辨认，要很完整地盖在发票上面，不能只盖一半或有残缺。发票上盖章不清晰，怎么办呢？很多人觉得重新盖一下就可以了。我们经常看到的做法是在旁边重盖一次。这样做真的可以吗？如果严格按照发票管理办法，发票上盖章不清晰时需要将这张发票作废，重新开具。

这样严苛的规定大多数人会觉得不近人情，毕竟有时候手抖盖不清晰也是可以理解的，这不过是小小的瑕疵。发票取得、开具都是有成本的，硬性要求开票方重开，似显不近情理。于是在多数时候，我们能够接受开票方重新盖章。这也是多数人默认的情与理。

如果业务是真实的，可能税务也会认可重新盖章的做法，认可这张发票的真实性、合法性。但要说明，这只能说明税务通情达理，并不代表这个做法是合理的、合规的。

面对着盖章不清晰的发票，我们不能胶柱鼓瑟，但也要做到预防风险。

如果发票是增值税专用发票，盖章不清晰时建议一定要让对方重新开具，避免在发票抵扣环节出问题。如果发票金额很大，也建议要让对方重新开具。基于重要性的原则和成本效益原则，不可不慎。对于金额比较小的普通发票，我们可以打个马虎眼过去，即便以后税务不认可，或者税务要求更严格，不至于在纳税上有大的损失。

发票盖章虽是小问题，却不可不讲究。一方面，它体现财务工作的规范性，另一方面，也体现了会计人的涉税风险意识。

（四）发票名目：写实

现在发票名目开具由写意变为写实。税务不断推出新规定，强化这一趋向。譬如，超市和联通营业厅开票都有了变化。

以往我们在超市购物后要开发票，商家通常归类开具“食品”、“办公用品”、“礼品”、“日用品”等大类项目。今后这种只开大类的开票方法不行了，必须要按照商品唯一代码开出购物明细。比如在商场买了几支铅笔，发票上必须把商品名称、型号都打印出来。

此外，购物卡等储值类预付费卡，必须明确开具为“预付费卡”项目。移动、联通业厅购买充值卡与此类似，开票明细也有新规定了，不能再开具“通信服务费”，改为开具“一卡充”。

《国家税务总局关于增值税发票管理若干事项的公告》(国家税务总局公告2017年第45号)规定，自2018年1月1日起，纳税人通过增值税发票管理新系统开具增值税发票(包括：增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子普通发票)时，商品和服务税收分类编码对应的简称会自动显示并打印在发票票面“货物或应税劳务、服务名称”或“项目”栏次中。譬如，销售的是金项链，在开具增值税发票时输入的商品名称为“黄金项链”，选择的商品和服务税收分类编码为“金银珠宝首饰”。该分类编码对应的简称为“珠宝首饰”，则增值税发票票面上会显示并打印“*珠宝首饰*黄金项链”。

（五）发票要在收款后再开具

如果买方拿到发票了，却赖账，说已付过款了，而卖方没有证据证明未收到款，那就要吃哑巴亏了。先开票，后收款，也并非不可以行，但要做一定的预防。譬如，在合同中明确开票与付款无关，并约定付款方式；在交付发票时让买方备注尚未付款；让买方开具收到发票回执，注明尚未付款。

（六）不要发票费用低是个坑

面对这种场景，该怎么办？费用报销会计自然要坚持凭发票入账的原则，没有发票税务风险大，这是基本常识。如果不要发票能便宜四分之一，可行。还应考虑公司实际情况，如果公司处于亏损状态，若会计仍旧强调税务风险可能说服力就不大了，能省则省，活下来才是第一要务。

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来源：袁国辉 指尖上的会计

合规发票的基本要求

法律分析：发票上应填写购买方全称，且不得有错字、多字或少字，比如多了一个“省”字或少了一个“市”字均不可以。特殊情况下可以使用简称，但简称需经税务机关对外公示才可以。“三流”是指货物流、发票流、资金流，“三流”一致即销售方向购买方发出商品或提供劳务、服务，销售方开具来源合法的票给购买方，并向购买方收取款项。发票的基本内容包括：发票的名称、发票代码和号码、联次及用途、客户名称、开户银行及账号、商品名称或经营项目、计量单位、数量、单价、大小写金额、开票人、开票日期、开票单位(个人)名称(章)等。

法律依据：《中华人民共和国发票管理办法实施细则》

第六条 发票准印证由国家税务总局统一监制，省税务局核发。

税务机关应当对印制发票企业实施监督管理，对不符合条件的，应当取消其印制发票的资格。

第七条 全国统一的发票防伪措施由国家税务总局确定，省税务局可以根据需要增加本地区的发票防伪措施,并向国家税务总局备案。

发票防伪专用品应当按照规定专库保管，不得丢失。次品、废品应当在税务机关监督下集中销毁。

第八条 全国统一发票监制章是税务机关管理发票的法定标志，其形状、规格、内容、印色由国家税务总局规定。

怎样审核发票的合法性

　　一、从票据填制的内容和加盖的印章进行审核
　　1.发票填制的内容是否与发票种类相符合。
　　2.发票加盖的印章是否与票据的种类相符合。报销发票加盖的印章一般是发票专用章，根据《发票管理办法》，报销票据加盖印章可以是发票专用章，也可以是财务专用章。但是修订后的《发票管理办法》2011年2月1日实施，明确发票联只能加盖发票专用章。
　　3.票据的属地、职能是否与票据上加盖的印章相符合。
　　4.票据客户名称填写是否与报账单位名称相一致。
　　5.从票据印制的所属日期与实际开票日期查验是否属过期作废票据。发票印制的所属日期可以从发票右上角的发票代码第6、7位查验出发票的年份，如果一张票据印制所属日期是2001年，开票日期却是2007年9月16日，显然这样的过期作废票据也是不能报销的。
　　6.同一本票据号码的排列先后顺序与该票据的填制日期是否合理。
　　7.票据的大小写金额填写是否相符以及金额是否正确。
　　8.发票填制字迹、笔体、笔画的精细、压痕是否异常。
　　9.发票填写位置是否存在位移。所谓位移，也就是第二联经复写后，票据上的文字或数字出现错位，如一张票据大写金额是6000元，小写金额是
60000元，这样的票据也是不合规票据，因为税务机关指定的企业在印制装订发票时，各联次纵横行列都是对齐的，有固定位置，不会出现位移现象。
　　10.报销票据是否属白条、收据。所谓白条收据是指报纸杂志订阅单、培训费收据、政府部门收费收据等，这种以收据、白条代替发票或基金票据使用的，其目的是偷逃税款或私设“小金库”，显然这样的票据也是不能报销的。
　　二、从报销票据所附清单及有关审批手续进行审核
　　1.报销发票所附清单的审核。对于会议费报销票据必须分项注明住宿费、餐费、场地使用费等内容，并附上宾馆所开具的原始单据。汽车维修费报销须注明修车单位、车牌号、维修零配件、维修工时等内容。如果零配件更换较多，也要附上明细清单。
　　2.资本性支出报销票据的审核。
　　3.报销票据有关人员签名、签署意见及事由的审核。首先要鉴别领导签字是否与印鉴卡的签字相一致，领导签名要签全名，领导签署意见应注明本人意
见，如“同意”等，不可只签名字不签意见；实报金额与票面金额不一致时应由领导签字注明实报金额；其次是审查经办人、验收人以及财务联系人的签字是否签齐
全；最后要审查报销票据是否注明事由。
　　三、从报销发票本身的防伪性能来鉴别发票的真假
　　1.借助紫光灯来鉴别发票的真假。
　　2.根据票据本身的制作，鉴别其是否属国家正规特制票据。正规发票通过光线照射，里面会出现水印、不规则发明短光线、特制花纹等图案。假发票则通过光线照射没有这些防伪标记或者防伪标记模糊不清。
　　3.根据票据的印制特征进行鉴别。
　　4.根据发票代码及号码进行审验。新版普通发票右上角有两排数字，上面一排是发票代码，下面一排是发票号码。发票代码以12位数码表示，第1位
代码表示发票所属机构代码，即0为总局，1为国税局，2为地税局；第2至5代码是表示行政区域统一代码，以全国行政区域统一代码为准，如：河南省行政区域
代码是4100，郑州市4101，开封市4102，许昌市4110；第6、7位表示年份代码；第8位代码表示所属行业代码；第9、10、11位代码表示所
属行业具体排序码；第12位代码表示为“票号循环码”。发票号码以8位数码表示，为每一种发票在每年度中的排序。