档案文件目录式样「干货分享|常见档案的目录样式」

档案目录是各立档单位按照一定次序编制的管理、利用、检索档案的工具。根据国家标准、行业标准，常见档案目录的样式主要有以下几种，供大家参考学习。

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归档文件目录

《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）在第5.5节编目中，对归档文件如何编目进行了具体规定。

1、 归档文件应依据档号顺序编制归档文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

2、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，对复文的编目应体现来文内容。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。

a）序号：填写归档文件顺序号。

b）档号：档号按照 5.4.2-5.4.3 编制。

c）文号：文件的发文字号。没有文号的，不用标识。

d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

e）题名：文件标题。没有标题、标题不规范，或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[ ]”。

f）日期：文件的形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如19990909。

g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的，不用标识。

h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

i）备注：注释文件需说明的情况。

3、归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设置（见附录B图B1）。

4、 归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面（见附录B图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册，也可每年区分保管期限装订成册。

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文书档案目录

《文书档案案卷格式》（ GB/T 9705-2008）在第4节卷内文件目录格式中，对文书档案如何编目进行了具体规定。

1、目录用纸幅面尺寸

采用国际标准A4型(即长×宽为297mm×210mm)。

2、页边与文字区尺寸

卷内目录用纸上白边(天头)宽20±0.5mm

卷内目录用纸下白边(地脚)宽15±0.5mm

卷内目录用纸左白边(订口)宽25±0.5mm

卷内目录用纸右白边(翻口)宽15±0.5mm（见附录H）

3、卷内文件目录项目

包括：顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸（见附录H）。

4、卷内文件目录填写方法

顺序号：以卷内文件排列先后顺次填写的序号，亦即件号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。

机关团体责任者一般要著录全称，在全称字数太多的情况下可以著录统一规范的通用简称，不得著录“本市”“本局” 。个人责任者一般只著录姓名，必要时在姓名后著录对档案负有责任的职务、职称或其他身份，并用“（ ）”表示。联合行文的责任者，应著录列于首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，被省略的责任者用“［等］”表示，两个责任者之间的间隔用“；”。

题名：即文件的标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“[ ]”号。

5、日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。时间以8位数字表示，其中前4位表示年，中间2位表示月，后2位表示日，月日不足两位的，前面补“0”。

6、页号：卷内文件所在之页的编号。

7、单份装订的案卷应逐件加盖档号章。档号章的位置在每件文件首页上端空白处，归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项（见附录I）。

8、备注：留待对卷内文件变化时作说明之用。

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会计档案目录

《会计档案案卷格式》（ DA/T 39-2008）在第8.2节卷内目录项目中，对会计文件如何编目进行了具体规定。

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照片档案目录

《照片档案管理规范》（ GB/T 11821-2002）在第5.5.2.2节基本目录中，对照片文件如何编目进行了具体规定。

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口述史料目录

《 口述史料采集与管理规范》（ DA/T 59-2017）在第5.4.7节编目中，对归档文件如何编目进行了具体规定。

1、应依据采集编号顺序编制口述史料文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

2、应逐件编目。采集方案、采集实施情况材料、录音录像的文字转录材料打印稿、采集信息表、采集口述史料使用权协议等材料各作为一件。

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科学技术档案目录

《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 1182—2008）在第6节案卷编目中，对科学技术文件如何编目进行了具体规定。

1、卷内目录编制

卷内目录应排列在卷内文件首页之前，式样见图A3。

序号，应依次标注卷内文件排列顺序。

文件编号，应填写文件文号或型号或图号或代字、代号等。

责任者，应填写文件形成者或第一责任者。

文件题名，应填写文件全称。文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

日期，应填写文件形成的时间---年、月、日。

页数，应填写每件文件总页数。

备注，可根据实际填写需注明的情况。

档号，填写方法同6.2.7

2、案卷目录编制

案卷目录式样见图A5。

序号，应填写登录案卷的流水顺序号

档号、案卷题名、保管期限，填写方法同6.2。

总页数，应填写案卷内全部文件的页数之和。

备注，可根据管理需要填写案卷的密级、互见号或存放位置等信息。

证券业务文件、建设项目文件编目要求也依据 GB/T11822《科学技术档案案卷构成的一般要求》相关规定。

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印章档案目录

《印章档案整理规则》（DA/T40-2008）在第9.1节保管目录中，对归档文件如何编目进行了具体规定。

1、应依据采集编号顺序编制口述史料文件目录。编目应准确、详细，便于检索。

2、应逐件编目。采集方案、采集实施情况材料、录音录像的文字转录材料打印稿、采集信息表、采集口述史料使用权协议等材料各作为一件。

编辑：小数

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