为什么说疫情反复阶段你需要升级电子会计档案

对于传统的会计业务流程来说，2020年的新冠疫情无疑是一次沉重的打击。以往可以在办公室里进行的业务，如今都要在家里完成。但财务的核算工作离不开线下的支持，企业对于票据电子化、办公在线化、服务离线化的需求越来越急迫。如何实现会计档案管理的升级？

2020年被称为“新冠元年”。在这一年，在疫情的影响下，“数字化”成为了一种必然的选择，国家档案局发布了《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》，标志着电子专票试点的正式开展。同年的6月、11月，财政部、国家档案局分别发布了《中华人民共和国档案法》、《电子档案单套管理一般要求（征求意见稿）》，明确了电子发票、行程单、银行回单等多种电子会计凭证可以仅以电子形式报销入账归档。

特别是在2021年1月1日起施行的《档案法》中明确的“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”、“电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求，为电子档案单套制管理提供了原则要求和法律支撑。

而近日国家档案局针对电子文件的的两份通知中，明确了业务系统电子文件归档与管理工作的总体要求、主要任务和工作安排，并提出了推进业务系统归档工作的思路、模式与方法，又对52家推荐单位报送的84个试点申报项目组织了专家评审，最终确定38个项目为第三批试点项目。

政策的驱动使得数字化财务系统建设发展进入快车道，构建电子会计档案管理体系或将成为企业智数化升级的必由之路。

百望云积极响应国家政策要求，凭借在财税信息化和数字化领域的领先优势，推出电子会计档案产品解决方案，助力企业高效、便捷管理电子会计档案。

针对不同的痛点，百望云的电子会计档案都有着相应的解决方法。

百望云电子会计档案系统，能够覆盖现有财务管理的绝大部分痛点，为企业财管人员节省时间，创造更大的价值。

同时也针对不同规模企业推出了不同的电子会计档案。

对于大型集团型企业，百望云的电子会计档案专业版可以支持本地化部署和定制化开发，与企业业财一体化建设体系深度融合；对于成长型企业，百望云的电子会计档案SaaS版采用公有云部署和服务方式，与国内主流财务软件预制接口，有项目实施周期短的独特优势；而对于中小微企业和代记账公司，百望云的电子会计档案云享版即开通即使用，满足国家标准和财务管理要求，帮助企业进行从0到1的电子会计档案搭建。

那么使用电子会计档案能为企业带来什么好处？

满足政策要求

随着电子发票、电子银行回单等电子票据的普及，传统会计档案归档流程和管理模式已无法满足最新政策法规要求。在使用电子会计档案后，就可以实现会计档案原文件的高效归集、合规管理，不用再担心合规风险。

提高管理效率

纸质档案的打印、整理、归档、管理、调阅等工作都消耗大量人力物力。在使用电子会计档案后，原始凭证、会计账簿和财务报告均可转为电子档案处理，实现财务和会计资料的线上存储和共享，可以随时调阅。百望云电子会计档案实现档案全生命周期数字化闭环管理，降本增效，解放财务人员宝贵的时间。

助力财务管理数字化转型，沉淀企业数据资产

通过电子会计档案系统的建设和使用，能够有效实现企业财务管理成本的降低，工作效率的提高，数据安全的保障、档案利用的提质增效；为企业财务管理的自动化、智能化、数字化打下坚实的基础，沉淀企业数据资产，实现数字时代下财务管理的变革。

百望云依托产品优势和技术优势，已经帮助包括中国光大银行、中国电影集团公司、金田铜业在内的行业龙头企业实现电子会计档案升级。

中影集团作为集团型企业，由于规模较大，其权责关系相对来说较为复杂，内部财务管理难度加大，因此，财务管理信息化有效应用能提高财务管理的效果。中影集团一直以“践行国家绿色低碳发展为路径，推动财务数智化转型”为目标。通过与百望云的深度合作，中影股份实现了档案电子化归集、报销、入账、归档、存储、借阅、查看、交接、销毁的全生命周期管理。

百望云电子会计档案解决方案全流程数字化、规范化的安全管理，大幅提升了用户体验，将企业财务从繁琐、低效的手工数据采集和数据分析工作中解放出来，通过科技赋能，进一步提升了企业内部管理效率，助力企业会计档案高效、便捷、智能管理，助力企业财务管理转型。

会计档案电子化的意义

尤其是疫情期间，优化和拓展“非接触式”电子凭证的必要性更为凸显，而当下企业会计档案管理工作面临困扰：
会计档案量大，会计凭证、合同、报告等材料多；
流程管理体系未拉通，不利档案整体管理；
没有纸质档案与电子的索引关系，查阅繁琐困难；
无监督、易丢失、被篡改损毁，无法保证完整性。
在归档过程中，对于档案移交、上架、盘点、销毁等，企业如何实现高效在线管理呢？解决方案，详见下文。
档案系统体系：财务“云”端化
云计算、云共享等技术愈发成熟，加速企业会计管理信息化进程，如何在“无纸化时代”云领风骚？！财务云档案管理系统的出现，恰是市场大浪淘沙后的一粒“金子”。
财务云档案管理系统灵活对接企业前端业务系统，实现财务档案与业务环节拉通，档案自动采集，且电子档与实物档保持信息一致。除了作为独立系统的解决方案，还可以与财务共享中心结合，形成综合解决方案，互补增强。

如何开展大数据时代下的电子会计档案管理工作

如何开展大数据时代下的电子档案管理工作
档案信息化管理的优点
（一）提高办公效率
在传统的档案管理工作中大多数工作都会通过人力解决，导致所有的工作人员都承受着非常大的工作压力，无论是资料的收集还是整理只能依靠人工的力量，因此在工作人员工作的过程中可能会出现失误，甚至可能会造成档案丢失的情况，在进行档案记录工作的过程中，部分工作人员可能会因为字迹问题导致信息误解情况，因此，曾经的档案管理工作是非常复杂、困难的，错误出现的频率较高。在将信息化技术应用于档案管理工作后，该项工作不仅流程变得更加简单，而且不管是收集档案还是对档案进行分类等都得到了简化，让工作人员的档案管理工作变得更加轻松，并且还有效提高了工作效率。
（二）方便资源共享
传统档案管理工作中对档案进行查阅是十分复杂的一件事，要求工作人员对档案进行逐个查找，很难在短时间内就找到一个文件，工作内容复杂且困难，因此信息查阅工作频率非常低，所以信息共享也很难实现，许多信息都因为查找困难而不能发挥任何作用，是十分浪费的。在使用信息化技术对档案进行管理的工作中，可以把所有档案按照不同种类分别进行储存，档案管理变得更加系统，档案管理中的各项工作都变得更加简单了，人们能够在网络平台上获取需要的文件，对各种信息数据都可以非常快的获得，实现资源共享。
（三）有效提高了传递速度和传递的安全性
负责档案管理的工作人员有时需要向个别部门传递他们所需要的文件，传统的文件传递大多是使用邮政系统，需要消耗很长时间，而且可能会受到多种突发因素的影响，引起各种事故，比如文件丢失或损坏等，因此这是非常危险的一个选择，会给各部门的工作都造成非常大的影响。在使用信息化技术进行档案管理工作后文件传递则变得十分简单，可以直接使用网络向对方进行传递，不仅速度快，而且安全性更高。
创新档案管理理念实现管理信息化的途径
（一）建立健全档案规范体系
要想在信息化时代使用信息技术做好档案管理工作，健全的档案规范体系是一切工作的基础，能够统一管理工作的各项标准。在传统的管理工作中有很多缺陷，管理工作质量较低，档案管理工作的作用没有得到充分发挥，现如今，档案管理工作缺少统一标准，信息化技术的覆盖不彻底，所以，我们必须要有一个健全的管理规范体系，提高档案管理工作的质量。
（二）提供技术支撑
信息化的档案管理工作必须要有更多先进技术的帮助，技术是进行一切工作的基础保障，所以，一定要向管理部门提供技术支持。信息化的档案管理应该在APP上进行工作，要针对档案管理工作进行应用开发，除此之外，为了提高管理工作效率，管理软件要和自动化的办公系统结合到一起。先进的设备同样也是信息化管理的技术保障，有效提高管理工作效率，减轻工作人员压力负担，保护他们的身体健康。
（三）对档案管理的软硬件设施进行更新
我们需要更新档案管理的软硬件设施，这样才能提高档案管理的质量和效率，从而将重要的内容得以保存，减少问题的出现，现代化的设备能够实现更好的效果，全面进行管理，并且能够应对各种问题和困难，达到更好的效果，使得重要的内容得到准确的保存。在实际的发展中，档案管理人员需要学会熟练的操作相关的设备，还需要对软硬件设施进行及时的更新，这样就能保障数据的完整性，还可以进行分类整理，提高档案管理的水平。