金字塔 mece「金字塔原理MECE的实践应用解决电脑桌面太乱的整理问题」

你的电脑桌面是不是这个样子，目前市场上有很多桌面的整理工具，简单先说几个桌面助手、火萤视频桌面、腾讯桌面、猎豹桌面、、TurboLaunch、UPUPOOV2.1、酷点桌面、Fences、

2019年你是不是也被四象限壁纸分区法刷屏了，你是不是也用了这张图呢？

如果你有下面几个“坏习惯”，电脑里的文件不乱才怪：

文件层级太深：比如说一个数据excel文件存放在“D盘-2020年-绩效月报表”，这个目录下，看上去一层一层很清晰对吧？但这样除非你是处女座，否则会很快失去耐心，随便一放就得了。

按文件类型归类文件：windows操作系统默认的分类是：我的文档、我的音乐、我的视频……这样按照文件类型归类适合个人电脑，而不是工作电脑，工作电脑里可能90%的文件都在“我的文档”里面，所以这样分类就失去了意义

一个文件有多个版本：你要找一个“2020第一季度工作总结.doc”文件，通过文件搜索发现桌面有一个、D盘有一个、邮箱附件还有一个，那么问题来了：到底哪一个才是最终版本呢？难道要比较最后修改日期？累死了！

很多文件都放在电脑桌面：从微信、邮件附件、QQ、钉钉，各种渠道收到的文件因为还不知道怎么归类，或者要进行下一步的处理，所以都放到桌面，可是突然电脑无法启动了，技术支持部门的人说要格式化C盘重装系统，这一下就悲剧了，因为桌面文件夹恰好就在C盘，崩溃ing。

看到这里，我建议我们还是养成几个整理电脑文件的好习惯，让我们工作的时候心情更好一点，效率更高一点。

如果大家已经阅读过芭芭拉·明托《金字塔原理》一定会记住16字原则，结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。

今天我们的目标是如何快捷快速的找到我们的准确需要的文件，并将文件可以分类保存好，这里面会重点应用归类分组。

1、横向分类，用MECE原则

横向分类就像是明确一下每个抽屉放什么样的东西。建立一个有序的文件管理体系是非常有必要的。

如果你只有个位数的文件，那桌面就是一个很好的存放地点；如果你有两位数的文件，建立单层级的文件夹就是不错的选择；如果你有大量项目文件需要管理，那你就需要规划一个清晰的文件管理结构。

文件命名归档

文件命名基本作用在于辨识、区分、管理、定位：

辨识通过文件名称可知文件的基本信息区分区分此件与彼件管理保证文件项目分类固定，易统计、无遗漏定位可轻易定位到文件保存的位置

如何科学命名文件？

常用的文件命名方法为：文件夹名= 序列编号-文件夹名｛如：01-常用软件、02-系统软件｝、文件名=序列编号-文件名｛如：01-演讲比赛、02-培训课件｝

但如律师、文案工作者等日常生活中会接触到大量文档的人群来说，单层级的文件命名已不适用。

多层级的文件命名方法为：时间-所属项目名称-文件名称关键词-相关人员｛如：2020-健康打卡表-满14天-张三｝

完成文件命名后，根据自己的分类习惯归档进相应文件夹：

MECE，这是芭芭拉·名托在《金字塔原理》这本书里提到的分类原则：

　　MECE，是Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意思是“相互独立，完全穷尽”。 也就是对于一个重大的议题，能够做到不重叠、不遗漏的分类，而且能够藉此有效把握问题的核心，并解决问题的方法。

比如对这个世界上的人进行分类：

无重复，有遗漏：老年人 中年人 青年人，遗漏了小孩、婴儿等有遗漏，有重复：成年人 男人，遗漏了小女孩，而且成年人中包含了男人有遗漏，有重复：男性 女性 小孩，男性包含了小男孩，女性包含了小女孩无遗漏，无重复：男性 女性

你可以试着用笔纸先对文件夹进行分类，然后再开始整理

2、纵向搜索，用Everything工具

纵向搜索就像是你出门时从放裤子的抽屉拿出裤子，从放衣服的抽屉拿出衣服。

给大家推荐一个搜索文件的利器：Everything（windows下使用，MAC下用不着），它的特点是：

搜索速度快到吓尿

快速下载安装，不到500k

感觉不到存在，占用系统资源小

新文件也能实时搜索到

Everything还做不到对文件内容的搜索。

所以你可以想象这样的场景，当你需要：

硬盘空间不够，查找比较大的垃圾文件删除，那么直接搜索文件大小大于多少MB的就立刻出现

只大概记着文件名，everything可以模糊查询，找电影、找程序、找文档，都行，不用大概一层一层的文件夹

经常需要找某些文件，比如“工作总结”，可以在everything建立一个书签，下次直接点开这个书签就能找到这些文件

而且，更重要的是，它是免费的！而且这个还可以验证你的MECE是否成立。

3、建立行动导向的桌面文件夹，桌面快捷文件尽量不超过5个。

那么，电脑桌面要放些什么？那些QQ、微信、钉钉、邮件里的临时文件存放到哪？

每一个文件的背后实际上就代表着一件待办事项，比如说年度目标计划表，其实代表着我们一年最重要的目标，和每个月每个季度最需要做的事情，所以我建议在将桌面建立三个文件夹，你可以看到这三个文件夹都是以行动为导向的：

inbox：各个渠道来的临时文件，或者需要处理还未处理的文件，都放到inbox文件夹里，每天下班前清理一次这个文件夹，当开始着手处理这件事时，就挪到“进行中”文件夹进行中：正在修改、正在回复、等待别人反馈结果的文件，都放在这个文件夹，搞定之后，就放入“归档”文件夹归档快捷方式：这是一个快捷方式，通过它可以立刻打开你的“工作文件夹”，把解决掉的文件归档到相关目录下。

结语

我们不是在整理文件，也不是整理桌面，是在整理心情。什么叫做今日事今日毕，今日毕是以做好当天的工作总结第二天的工作计划为标准，每天整理下自己的桌面，也可以及时的将当天答应未办理的事情及时的加进第二天的工作计划中。